POLITYKA PRYWATNOŚCI I KLAUZULA INFORMACYJNA
Badanie ankietowe Fundacji Porta Vitae dotyczące sposobu poszukiwania i wyboru placówki dla dziecka
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z ankietą jest Fundacja Porta Vitae z siedzibą przy ul. Romana Dmowskiego 38, 97-300 Piotrków Trybunalski, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000688966, NIP 7712892949, REGON 367932417 („Fundacja”, „Administrator”).
Fundacja jest organem prowadzącym Przedszkole Specjalne „Kolorowe Kredki” i w odniesieniu do tej ankiety działa jako jedyny administrator danych. Przedszkole nie jest odrębnym administratorem ani partnerem badania.
Kontakt w sprawach dotyczących ankiety i danych osobowych:
Celem ankiety jest poznanie, w jaki sposób rodzice i opiekunowie poszukują informacji, porównują możliwości oraz podejmują decyzje związane z wyborem placówki dla dziecka wymagającego szczególnego wsparcia edukacyjnego lub rozwojowego.
Odpowiedzi będą wykorzystywane wyłącznie do:
Dane osobowe z odpowiedzi będą wykorzystywane wyłącznie w tym konkretnym badaniu. Dalsze działania komunikacyjne lub badawcze mogą być projektowane na podstawie nieodwracalnie zanonimizowanych wyników zbiorczych. Wykorzystanie odpowiedzi jednostkowych w nowym badaniu wymaga odrębnej oceny, przekazania nowej informacji i — jeżeli będzie to konieczne — uzyskania nowej zgody.
Ankieta nie jest formularzem zapytania o miejsce, zgłoszeniem dziecka, etapem rekrutacji, diagnozą ani oceną dopasowania dziecka do placówki. Udział lub brak udziału nie wpływa na kontakt z Fundacją, dostęp do informacji, możliwość złożenia zapytania ani decyzje dotyczące przyjęcia dziecka.
Formularz nie wymaga podania imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, dokładnego adresu, nazwy obecnej placówki, dokumentów ani innych danych bezpośrednio identyfikujących respondenta lub dziecko.
W zależności od udzielonych odpowiedzi możemy przetwarzać:
Kontekst ankiety i kombinacja odpowiedzi mogą pośrednio ujawniać informacje dotyczące zdrowia lub niepełnosprawności dziecka. Informacje o rozwoju lub potrzebach edukacyjnych są szczególnymi kategoriami danych w zakresie, w jakim ujawniają stan zdrowia lub niepełnosprawność. W takim zakresie są objęte szczególną ochroną na podstawie art. 9 RODO.
Ankieta nie jest nazywana anonimową. Mimo że nie wymaga danych bezpośrednio identyfikujących, odpowiedź otwarta lub niepowtarzalne połączenie kilku informacji może pozwolić na pośrednie rozpoznanie osoby lub rodziny. Prosimy nie wpisywać imion, nazwisk, danych kontaktowych, nazw placówek, treści dokumentów, szczegółowej diagnozy, historii leczenia lub terapii ani innych informacji pozwalających rozpoznać dziecko, rodzinę, specjalistę lub placówkę.
Rekomendowana w tym projekcie podstawa — do formalnego zatwierdzenia przed publikacją:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO — dobrowolna zgoda na udział w badaniu i przetwarzanie odpowiedzi;
art. 9 ust. 2 lit. a RODO — wyraźna zgoda na przetwarzanie informacji, które mogą ujawniać dane dotyczące zdrowia, niepełnosprawności lub rozwoju dziecka.
Zgoda obejmuje dane respondenta oraz zawarte w odpowiedziach dane dziecka, które respondent jest uprawniony reprezentować, w tym dane dotyczące zdrowia. Jeżeli odpowiedzi odnoszą się do dziecka, zgodę składa rodzic, opiekun prawny lub inna osoba posiadająca odpowiednie umocowanie do przekazania tych informacji i reprezentowania dziecka w tym zakresie.
Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
Udział jest całkowicie dobrowolny. Nie trzeba rozpoczynać ani kończyć ankiety. Brak zgody lub jej późniejsze wycofanie nie powoduje żadnych negatywnych konsekwencji i nie wpływa na możliwość kontaktu z Fundacją lub placówką ani na jakikolwiek proces rekrutacyjny.
Dostęp do odpowiedzi mogą otrzymać wyłącznie:
Surowe odpowiedzi nie będą publikowane, przesyłane e-mailem ani przekazywane do żadnych zewnętrznych narzędzi generatywnej sztucznej inteligencji — publicznych lub firmowych — ani wykorzystywane przez Fundację do szkolenia modeli AI. Ewentualne eksporty robocze muszą być zaszyfrowane, dostępne wyłącznie imiennie upoważnionym osobom i usuwane po z góry określonym, krótkim czasie.
Raporty będą zawierały wyniki zbiorcze. Wyniki dla grup mniejszych niż pięć osób będą ukrywane lub łączone. Fundacja zastosuje także supresję uzupełniającą i sprawdzi, czy małej liczebności nie można odtworzyć przez odejmowanie wartości, łączenie tabel lub porównywanie kolejnych wersji raportu.
Docelowo formularz ma być obsługiwany w usłudze Google Forms w ramach kontrolowanego przez Fundację konta organizacyjnego Google Workspace, objętego właściwą umową i dodatkiem dotyczącym przetwarzania danych.
Google lub jego zatwierdzeni podwykonawcy mogą przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Jeżeli dojdzie do takiego przekazania, Fundacja zapewni zastosowanie mechanizmu przewidzianego w RODO, w szczególności decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, certyfikacji odbiorcy w ramach EU–US Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych — zależnie od konkretnego odbiorcy i miejsca przetwarzania. Informację o zastosowanym mechanizmie i sposobie uzyskania kopii zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z Fundacją.
Rekomendowany okres przechowywania odpowiedzi jednostkowych wynosi do 12 miesięcy od zamknięcia ankiety. Po skutecznym wycofaniu zgody dane osobowe objęte zgodą będą usuwane bez zbędnej zwłoki, chyba że Administrator wskaże inną, niezależną i udokumentowaną podstawę prawną dotyczącą ściśle określonego zakresu danych i poinformuje o niej osobę, której dane dotyczą.
Po upływie tego okresu odpowiedzi jednostkowe zostaną usunięte albo nieodwracalnie zanonimizowane. Po rzeczywistej, nieodwracalnej anonimizacji nie można już odszukać ani usunąć konkretnej odpowiedzi, a RODO nie stosuje się do powstałego anonimowego agregatu. Zanonimizowane wyniki zbiorcze, z których nie można zidentyfikować osoby ani rodziny, mogą być przechowywane dłużej, ponieważ nie stanowią już danych osobowych.
Fundacja wdroży środki adekwatne do ryzyka, w szczególności:
W granicach przewidzianych przez RODO osoba, której dane dotyczą, może żądać:
Jeżeli żądanie dotyczy informacji odnoszących się do dziecka, Fundacja może w niezbędnym zakresie zweryfikować umocowanie osoby składającej żądanie. Weryfikacja nie może prowadzić do zbierania danych nadmiarowych.
Żądanie można wysłać na adres portavitaefundacja@gmail.com albo pocztą na adres Fundacji. W tytule wiadomości można wpisać „Ankieta — dane osobowe”.
Dane nie będą wykorzystywane do podejmowania wobec respondentów ani dzieci decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na ich sytuację.
Techniczne oznaczenia ścieżek badawczych lub segmentów N1–N5 mogą służyć wyłącznie analizie zbiorczej. Nie mogą wpływać na kolejność kontaktu, ocenę dziecka, dostępność miejsca, proces rekrutacji ani decyzję o przyjęciu do placówki.
Jeżeli uczestnik uważa, że jego dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, może wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Szczegółowe informacje znajdują się na stronie uodo.gov.pl.
Kontakt z Fundacją jest opcjonalny i nie stanowi warunku wniesienia skargi do Prezesa UODO. Zachęcamy do niego jedynie po to, abyśmy mogli wyjaśnić sprawę i, jeżeli to potrzebne, niezwłocznie skorygować proces.
Jeżeli zmieni się cel, zakres danych, narzędzie, odbiorcy, sposób analizy lub okres przechowywania, Fundacja zaktualizuje tę informację przed rozpoczęciem zmienionego przetwarzania. Nowa wersja będzie oznaczona datą i numerem wersji. Danych nie można wykorzystywać do nowego, niezgodnego celu bez spełnienia właściwych wymogów RODO.