ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ ТА ІНФОРМАЦІЙНЕ ПОВІДОМЛЕННЯ

ПОЛІТИКА КОНФІДЕНЦІЙНОСТІ ТА ІНФОРМАЦІЙНЕ ПОВІДОМЛЕННЯ

Опитування Фундації Porta Vitae щодо способів пошуку та вибору закладу для дитини

1. Хто є контролером персональних даних?

Контролером персональних даних, що обробляються у зв’язку з опитуванням, є Fundacja Porta Vitae, місцезнаходження: ul. Romana Dmowskiego 38, 97-300 Piotrków Trybunalski, зареєстрована в Національному судовому реєстрі Польщі за номером KRS 0000688966, NIP 7712892949, REGON 367932417 («Фундація», «Контролер»).

Фундація є органом, що управляє Спеціальним дитячим садком «Kolorowe Kredki», і щодо цього опитування діє як єдиний контролер персональних даних. Дитячий садок не є окремим контролером персональних даних або партнером дослідження.

Контакт із питань, пов’язаних з опитуванням і персональними даними:

1. електронна пошта: portavitaefundacja@gmail.com;
2. поштова адреса: Fundacja Porta Vitae, ul. Romana Dmowskiego 38, 97-300 Piotrków Trybunalski.

2. Чого стосується дослідження і з якою метою ми обробляємо дані?

Мета опитування — з’ясувати, як батьки й опікуни шукають інформацію, порівнюють можливості та ухвалюють рішення щодо вибору закладу для дитини, яка потребує особливої освітньої підтримки або підтримки розвитку.

Відповіді використовуватимуться виключно для:

1. аналізу шляхів ухвалення рішень, інформаційних потреб, критеріїв вибору та бар’єрів, з якими стикаються сім’ї;
2. підготовки узагальнених дослідницьких висновків;
3. удосконалення способу інформування про діяльність Фундації та Спеціального дитячого садка «Kolorowe Kredki».

Персональні дані з відповідей використовуватимуться виключно в межах цього конкретного дослідження. Подальші комунікаційні або дослідницькі заходи можуть проєктуватися на основі незворотно анонімізованих узагальнених результатів. Використання індивідуальних відповідей у новому дослідженні потребує окремої оцінки, надання нового повідомлення та — якщо це буде необхідно — отримання нової згоди.

Опитування не є формою запиту про наявність місця, реєстрацією дитини, етапом набору, діагностикою або оцінкою відповідності дитини закладу. Участь або відмова від участі не впливає на контакт із Фундацією, доступ до інформації, можливість подати запит або рішення щодо прийняття дитини.

3. Які дані можуть оброблятися?

Форма не вимагає зазначення імені та прізвища, адреси електронної пошти, номера телефону, точної адреси, назви закладу, який дитина відвідує зараз, документів або інших даних, що безпосередньо ідентифікують респондента чи дитину.

Залежно від наданих відповідей ми можемо обробляти:

1. інформацію про роль респондента та його участь у рішеннях, що стосуються дитини;
2. загальний опис останньої ситуації, пов’язаної з пошуком або вибором закладу;
3. інформацію про використані джерела, критерії вибору, бар’єри, інформаційні потреби та результат цієї ситуації;
4. загальну територію пошуку, прийнятну тривалість поїздки та мовні потреби;
5. добровільно надані відповіді у відкритих полях;
6. позначку часу надсилання, технічний ідентифікатор або код відповіді та код джерела поширення — якщо вони фактично зберігатимуться в затвердженій конфігурації;
7. технічні дані сервісу, що обробляються Google, точний обсяг яких залежить від конфігурації облікового запису та сервісу, наприклад IP-адресу, дані пристрою та браузера, файли cookies, а також сигнали безпеки й протидії зловживанням. До публікації Фундація повинна перевірити фактичний обсяг, ролі Google і належну інформацію постачальника; публічна версія не може залишатися описом гіпотетичної ситуації.

Контекст опитування та поєднання відповідей можуть опосередковано розкривати інформацію про здоров’я або інвалідність дитини. Інформація про розвиток чи освітні потреби належить до особливих категорій персональних даних тією мірою, якою вона розкриває стан здоров’я або інвалідність. У такому обсязі вона підлягає особливому захисту на підставі ст. 9 Загального регламенту про захист даних (GDPR).

Опитування не називається анонімним. Хоча воно не вимагає даних, що безпосередньо ідентифікують особу, відповідь у відкритому полі або унікальне поєднання кількох відомостей може дозволити опосередковано ідентифікувати особу чи сім’ю. Просимо не зазначати імен, прізвищ, контактних даних, назв закладів, змісту документів, детального діагнозу, історії лікування чи терапії або іншої інформації, що дозволяє ідентифікувати дитину, сім’ю, фахівця чи заклад.

4. На якій правовій підставі ми обробляємо дані?

ст. 6 п. 1 літ. a GDPR — добровільна згода на участь у дослідженні та обробку відповідей;

ст. 9 п. 2 літ. a GDPR — явна згода на обробку інформації, яка може розкривати дані про здоров’я, інвалідність або розвиток дитини.

Згода охоплює дані респондента та зазначені у відповідях дані дитини, яку респондент уповноважений представляти, зокрема дані про здоров’я. Якщо відповіді стосуються дитини, згоду надає один із батьків, законний опікун або інша особа, яка має належні повноваження на передання цієї інформації та представництво дитини в цьому обсязі.

Згоду можна відкликати в будь-який момент. Відкликання згоди не впливає на законність обробки, здійсненої до її відкликання.

5. Чи є надання даних обов’язковим?

Участь є цілком добровільною. Не обов’язково починати або завершувати опитування. Відмова від надання згоди або її подальше відкликання не спричиняє жодних негативних наслідків і не впливає на можливість контакту з Фундацією чи закладом або на будь-який процес набору.

6. Хто може отримати доступ до даних?

Доступ до відповідей можуть отримати виключно:

1. особи, уповноважені Фундацією, для яких такий доступ є необхідним для проведення та контролю дослідження;
2. постачальник інструмента для опитування та ІТ-послуг — виключно в обсязі, необхідному для надання послуг, і на підставі належного договору;
3. суб’єкти, які підтримують Фундацію в технічній підготовці або аналізі дослідження, якщо їхню роль буде формально визначено, доступ обмежено до необхідного обсягу, а потрібний договір про доручення обробки персональних даних буде укладено;
4. уповноважені державні органи, якщо обов’язок надати дані випливає із законодавства.

Первинні відповіді не публікуватимуться, не надсилатимуться електронною поштою та не передаватимуться до жодних зовнішніх інструментів генеративного штучного інтелекту — публічних або корпоративних — і не використовуватимуться Фундацією для навчання моделей ШІ. Можливі робочі експорти мають бути зашифровані, доступні лише поіменно уповноваженим особам та видалені після заздалегідь визначеного короткого строку.

Звіти міститимуть узагальнені результати. Результати для груп, менших ніж п’ять осіб, приховуватимуться або об’єднуватимуться. Фундація також застосовуватиме додаткове приховування та перевірятиме, чи не можна відновити малу чисельність шляхом віднімання значень, поєднання таблиць або порівняння наступних версій звіту.

7. Google Forms і передання даних за межі Європейського економічного простору (ЄЕП)

Цільова конфігурація передбачає обслуговування форми в Google Forms у межах контрольованого Фундацією організаційного облікового запису Google Workspace, охопленого належним договором і додатком щодо обробки даних.

Google або його затверджені субпідрядники можуть обробляти дані також за межами ЄЕП. Якщо таке передання відбудеться, Фундація забезпечить застосування механізму, передбаченого GDPR, зокрема рішення про належний рівень захисту, сертифікації одержувача в межах EU–US Data Privacy Framework або стандартних договірних положень — залежно від конкретного одержувача й місця обробки. Інформацію про застосований механізм і спосіб отримання копії гарантій можна отримати, звернувшись до Фундації.

8. Як довго ми зберігаємо дані?

Рекомендований строк зберігання індивідуальних відповідей становить до 12 місяців від закриття опитування. Після дійсного відкликання згоди персональні дані, охоплені згодою, видалятимуться без невиправданої затримки, якщо Контролер не вкаже іншу, незалежну та документально підтверджену правову підставу, що стосується чітко визначеного обсягу даних, і не повідомить про неї суб’єкта персональних даних.

Після завершення цього строку індивідуальні відповіді буде видалено або незворотно анонімізовано. Після фактичної, незворотної анонімізації конкретну відповідь уже неможливо знайти або видалити, а GDPR не застосовується до створеного анонімного агрегату. Анонімізовані узагальнені результати, на основі яких неможливо ідентифікувати особу чи сім’ю, можуть зберігатися довше, оскільки вони вже не є персональними даними.

9. Як ми захищаємо відповіді?

Фундація впровадить заходи, що відповідають рівню ризику, зокрема:

1. обмеження кількості осіб, які мають доступ до відповідей, і надання їм персональних прав доступу;
2. використання організаційних облікових записів, надійних паролів і багатофакторної автентифікації;
3. заборону публічного надання доступу до форми результатів і таблиці з відповідями;
4. відокремлення первинних відповідей від агрегованих звітів;
5. ручну перевірку відкритих полів і видалення або редагування надмірних даних до аналізу та цитування;
6. приховування або об’єднання результатів для малих груп у звітах;
7. невикористання первинних відповідей у будь-яких зовнішніх інструментах ШІ;
8. заборону надсилання первинних відповідей електронною поштою, а також шифрування і своєчасне видалення необхідних експортів;
9. періодичну перевірку прав доступу, експортів, копій і строків видалення даних.

10. Які права мають учасники?

У межах, передбачених GDPR, суб’єкт персональних даних може вимагати:

1. доступу до даних і отримання їх копії;
2. виправлення даних;
3. видалення даних;
4. обмеження обробки;
5. перенесення даних, якщо виконані умови ст. 20 GDPR;
6. відкликання згоди в будь-який момент.

Якщо вимога стосується інформації про дитину, Фундація може в необхідному обсязі перевірити повноваження особи, яка подає вимогу. Перевірка не може призводити до збирання надмірних даних.

11. Як відкликати згоду або вказати свою відповідь?

Вимогу можна надіслати на адресу portavitaefundacja@gmail.com або поштою на адресу Фундації. У темі повідомлення можна зазначити «Опитування — персональні дані».

12. Чи ухвалюємо ми автоматизовані рішення або профілюємо сім’ї?

Дані не використовуватимуться для ухвалення щодо респондентів або дітей рішень, які ґрунтуються виключно на автоматизованій обробці, зокрема профілюванні, і спричиняють юридичні наслідки або подібним чином істотно впливають на їхню ситуацію.

Технічні позначення дослідницьких маршрутів або сегментів N1–N5 можуть використовуватися виключно для узагальненого аналізу. Вони не можуть впливати на черговість контакту, оцінку дитини, наявність місця, процес набору або рішення про прийняття до закладу.

13. Право подати скаргу

Якщо учасник вважає, що його дані обробляються з порушенням законодавства, він може подати скаргу до Голови Управління із захисту персональних даних Польщі (Prezes UODO), ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa. Детальна інформація доступна на вебсайті uodo.gov.pl.

Звернення до Фундації є необов’язковим і не становить умови подання скарги до Голови UODO. Ми лише заохочуємо звернутися, щоб мати змогу з’ясувати обставини та, якщо це буде потрібно, невідкладно виправити процес.

14. Зміни в інформації

Якщо зміняться мета, обсяг даних, інструмент, одержувачі, спосіб аналізу або строк зберігання, Фундація оновить це повідомлення до початку зміненої обробки. Нова версія буде позначена датою й номером версії. Дані не можна використовувати з новою, несумісною метою без виконання відповідних вимог GDPR.